چگونگی ایجاد هماهنگی برای تشکیل جلسات ساختمان
برای انتخاب مدیریت ساختمان باید جلسه رأیگیری با حضور اکثریت ساکنان برگزار شود. بهتر است از میان صاحبان ساکنِ ساختمان فردی بهعنوان مدیر انتخاب شود، چون مستأجرها هر سال تغییر میکنند و به مشکلات ساختمان اشراف کامل ندارند. اما اگر بنا به توافق اکثریت، یکی از مستأجرها کاندیدای مدیریت ساختمان باشد، تا زمانیکه ساکن آن ساختمان است، میتواند بهعنوان مدیر انتخاب شود. حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات شورای عمومی ساختمان، وظیفه اصلی و کلی مدیر یا هیئت مدیره است. یعنی تمام کارها و فعالیتهای مدیر یا هیئت مدیره باید در راستای این باشد که ساختمان را از آسیب و خرابی حفظ کند و امور جاری آن را انجام دهد که این موارد با نرم افزار مدیریت آپارتمان راحت تر قابل اجرا می باشد. مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را با دانلود نرم افزار مدیریت ساختمان، تعیین و از مالکین دریافت کنند.
روش های تعیین شارژ
تعیین شارژ ممکن است به روشهای گوناگون انجام شود از جمله: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات. اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است و در نرم افزار مدیریت آپارتمان قابل تعریف می باشد. تمام تصمیمات جلسات شورای عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است. این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد.صورت جلسات شورای عمومی از اسناد معتبری محسوب میشود که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناد است و مدیر یا مدیران باید در حفظ و نگهداری آنها نهایت تلاششان را اعمال نمایند.
وظایف مدیر در مورد اطلاع رسانی تصمیمات مجمع عمومی و اعتراضات ساکنین
هرچند که یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی دعوتنامه برای همه مالکین ارسال میشود، اما ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حاضر شوند. از آنجا که تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزامآور است، همه ساکنین باید از آن مطلع شوند. وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. این اطلاعرسانی باید حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه انجام شود. نرم افزار ساختمان مدیران را قادر می سازد تا با ارسال پیامک برای ساکنین غایب آن ها را به در جریان قرار گرفتن مسایل مطرحه در جلسه دعوت نمایند. هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد میتواند به مدیر یا مدیران مراجعه کرده و آنها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند. اما ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمیکند و در نتیجه آب و برق و گازی نیز مصرف نمیکند، چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاح دید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمانرا از او بگیرد که تمامی این موارد در نرم افزار مدیریت آپارتمان به صورت جز به جز مشخص گردیده است.